Jak rozliczyć wyjazd motywacyjny?
Organizując firmowy wyjazd integracyjny, warto pamiętać nie tylko o atrakcjach i logistyce, ale również o jego konsekwencjach podatkowych. Czy taki wyjazd można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu? Jakie warunki trzeba spełnić? I gdzie przebiega granica między spotkaniem motywacyjnym a świadczeniem na rzecz pracownika? W tym wpisie rozwiewamy najczęstsze wątpliwości.
Wyjazdy integracyjne dla firm
Wyjazd integracyjny często kojarzy się wyłącznie z okazją do zapoznania się pracowników, motywowania ich do osiągania założonych celów czy wydobycia ich ukrytego potencjału. Tak jest w rzeczywistości, ponieważ wyjazd firmowy to doskonała okazja, aby podziękować pracownikom za wysiłek włożony w rozwój firmy. Wyjazd może też służyć wdrożeniu nowych pracowników w struktury organizacji czy zbudowaniu pozytywnej atmosfery w zespole.
Jednak poza powyższymi kwestiami, nie mniej istotny jest finansowy aspekt całego przedsięwzięcia. Konkretnie mowa o możliwości ewentualnego zaliczenia kosztów poniesionych na organizację wyjazdu jako kosztów podatkowych.
Wyjazd integracyjny jako koszt podatkowy
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Aby zaliczyć dany wydatek jako koszt podatkowy, musi on nie tylko rzeczywiście zostać poniesiony, ale jednocześnie być celowy i racjonalny.
Aby zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione w związku z organizacją eventu firmowego lub wyjazdu integracyjnego, celem tych kosztów powinno być zintegrowanie pracowników, budowa dobrej atmosfery w zespole, motywacja pracowników lub przeprowadzenie szkolenia. Wyjazd firmowy powinien prowadzić do poprawy efektywności działania firmy, a w konsekwencji – do wzrostu jej zysków.
Integracja i szkolenie powinny mieć charakter faktyczny. Jak podkreślają w interpretacjach podatkowych dyrektorzy izb skarbowych, jeżeli celem spotkania pracowników jest wyłącznie konsumpcja lub rozrywka – nie może być mowy o zaliczeniu poniesionych na nie wydatków jako kosztów podatkowych.
Do kosztów podatkowych nie zaliczą się również wydatki poniesione na zakup napojów alkoholowych, mimo że często stanowią one istotny element wyjazdu integracyjnego.
Odliczenie VAT
Jeśli chodzi o odliczenie VAT od kosztów wyjazdu integracyjnego, obowiązują konkretne zasady. Przedsiębiorca może odliczyć VAT naliczony tylko wtedy, gdy wydatek był związany z działalnością opodatkowaną. Odliczenie przysługuje więc w takiej części, w jakiej wyjazd służył prowadzeniu tej działalności.
Jeżeli podatnik wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, to wówczas przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT w całości od wydatków poniesionych na organizację eventu firmowego. Jeśli zaś wykonuje działalność mieszaną, to dokonuje odliczenia VAT w odpowiedniej proporcji. W przypadku podatników zwolnionych z VAT prawo do odliczenia VAT nie przysługuje.
Co więcej, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nie dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego od usług gastronomicznych oraz noclegowych. Nie jest możliwe dokonanie odliczenia VAT od wydatków poniesionych na jedzenie w restauracji oraz noclegu w hotelu, nawet jeśli wydatek ten ma związek z działalnością prowadzoną przez podatnika, która jest opodatkowana podatkiem VAT.
Wyjazd z agencją eventową – dlaczego warto?
Istnieje co najmniej kilka powodów, dlaczego warto powierzyć organizację wyjazdu firmowego doświadczonej agencji eventowej. Najważniejsze to niewątpliwie wiedza i doświadczenie w zakresie organizacji tego rodzaju wydarzeń. Niebanalne pomysły na rzeczywiste zintegrowanie pracowników, a w przypadku zagranicznych wyjazdów firmowych – wymagane przez prawo zabezpieczenia, np. gwarancja ubezpieczeniowa organizatora turystyki. Dobra firma eventowa wie, jak zorganizować wyjazd, który przyniesie realny efekt.
Chodzi zarówno o integrację pracowników, jak i o wzrost zysków firmy. Jednocześnie dba o to, by wszystko odbywało się w komfortowych warunkach dla uczestników.
Z podatkowego punktu widzenia warto jednak zwrócić uwagę na kilka dodatkowych kwestii:
Wyłączenie braku możliwości odliczenia VAT
W przypadku usług gastronomicznych i noclegowych obowiązuje ograniczenie w odliczeniu podatku VAT. Jednak sytuacja wygląda inaczej, gdy pracodawca kupuje całą usługę organizacji imprezy od agencji eventowej. W takim przypadku, co do zasady, ograniczenie to nie ma zastosowania.
Jedna faktura za organizację wyjazdu / eventu
Nie trzeba rozliczać się z każdym dostawcą usług z osobna (hotelem, organizatorem transportu, organizatorami poszczególnych atrakcji itd.)
Brak konieczności rozliczeń z kontrahentami zagranicznymi
Ma to znaczenie szczególnie w przypadku organizacji wyjazdów w egzotycznych kierunkach. Wtedy w grę wchodzą liczne płatności międzynarodowe w zróżnicowanych walutach. Z doświadczenia wiemy, że może to sprawiać liczne kłopoty.
Gotowy na wyjazd firmowy?
To tylko kilka przykładów pokazujących, że również z finansowego punktu widzenia zlecenie organizacji eventu zewnętrznej firmie może okazać się bardzo dobrym pomysłem. Prześlij nam wiadomość, a my chętnie zaproponujemy Ci inne niebanalne koncepcje na wyjazd firmowy.
wyjazdy firmowe, wyjazdy dla firm, wyjazdy incentive, wyjazdy dla firm szyte na miarę, nieszablonowe wyjazdy firmowe, jak rozliczyć wyjazd firmowy, wyjazd szkoleniowy
